If you would prefer to read this article in English, you can refer to: CSV Import for Employees, Locations, and Cost Codes

Para acelerar la configuración de su cuenta de ExakTime Connect e ingresar información pertinente a los empleados, proyectos y/o actividades laborales a realizar por los empleados, usted puede importar toda esa información desde un archivo CSV que contenga dicha data. Si usa éste método, datos que ya existan en ExakTime Connect serִán actualizados.

Cualquier información nueva contenida en el archivo CSV se importará como entidad activa de forma predeterminada. Asimismo, se recomienda eliminar cualquier entidad (empleado, proyecto y/o actividad laboral) que no será rastreada. Una vez importada la información en ExakTime Connect, ésta no se puede eliminar, solamente podrá inactivarse.

Si intenta importar mas empleados de las licencias que tiene disponibles en ExakTime Connect, éstos serán importados pero serán marcados como inactivos.

El historial de importaciones es una página adicional que se puede utilizar para revisar los resultados de dichas importaciones. Para obtener mayor información sobre el historial, consulte el siguiente articulo.

Guía de Contenido

• Otorgar Permiso para Importar
• Importar su archivo en Formato CSV
  • Consideraciones Especiales
• Actualizando la Información de una Entidad
• Archivo de Errores de Importación
• Consideraciones Especiales
• Tipo de Información/Campos Importables

Otorgar Permiso para Importar

Los Administradores ya tienen esta función de forma prederterminada, cualquier otro usuario de ExakTime Connect puede recibir permiso para importar entidades.

El permiso al acceso del “Historial de Importaciones” se encuentra entre los permisos de seguridad de ExakTime Connect en la sección "Tools & Communication (Herramientas y Comunicación).

Los permisos disponibles para el proceso de importación son:

• No Acceso (No Access)
• Acceso Total (Access All)
• Empleados (Employees)
• Proyectos (Locations)
• Actividades Laborales (Cost Codes)

Importar su archivo en Formato CSV

El archivo en Excel debe contener información acerca de sus Empleados, Proyectos, o Tareas Laborales, que haya sido reconfigurado en formato CSV.

Usted puede usar propio archivo en Excel o utilizar el prefabricado adjunto a este artículo.

• Modelo para Importar Empleados
• Modelo para Importar Proyectos
• Modelo para Importar Proyectos

Después de haber completado la forma de importación o haber preparado su propio archivo a importar, por favor guárdelo en formato "CSV (Comma delimited)".

• Complete el 1er paso especificando que entidad va a importar.

  

  1. Seleccione el tipo información a importar: Empleados, Proyectos, o Actividades Laborales.
  2. Si la primera línea de información de su archivo CSV tiene encabezado, proceda a habilitar la opción “First row contains field names". Esta opción permitirá que la primera línea sea importada.
  3. Presione Browse Files y seleccione el archivo CSV a importar.
  4. Prosiga presionando Next.
• Complete Paso 2 especificando la información en cada columna.

  

  5. Especifique que información va en cada columna. Es posible que algunos campos se etiqueten automáticamente, pero puede especificarlos si es necesario
     • Si su archivo CSV a importar contiene fechas, por favor especifique el formato.

       

  6. Cuando todas las columnas hayan sido etiquetadas u omitidas, pase a la siguiente página para iniciar.
• Verá un mensaje como el siguiente cuando el proceso de importación haya comenzado. Puede navegar otras área de ExakTime Connect.

  

• Si está todavía en la página de Importar un archivo CSV, recibirá en mensaje que confirma que la información se agregó correctamente,si se actualizó y si hay errores.

  

• Puede completar el proceso de importación al confirmar que la información fué importada correctamente o continuar con otros procesos de importación.
• También recibirá un correo electrónico informándole si el proceso se completó o fué abortado sin completarse.

  

Consideraciones Especiales

Empleados Importados Excede su Número de Licencias Disponibles

Si el nַúmero de empleados a importar es mayor que el número de licencias disponibles en ExakTime Connect, los empleados serán importados, pero se marcarán inactivos. Usted tendrá que inactivar otros empleados para liberar licencias y creas espacios disponibles o adquirir mas licencias de empleados por medio del administrador de ExakTime.

Role de Seguridad del Empleado

Al importar un empleado con un role de seguridad in ExakTime Connect, el rol como administrador solo puede ser importado por otro Administrador,de lo contrario el proceso de importación no se completará y resultará en un archivo de error relacionado con ese especificado empleado. Otros empleados incluídos en el archivo CSV, aún pueden ser importados correctamente.

Generar el GeoFence de los Proyectos

Al importar nuevos proyectos con sus respectivas direcciones postales, si el GeoFence de un Proyecto ya existe, el proceso no alterará las coordinadas existentes.el GeoFence se generará solamente si la dirección del Proyecto no existía en ExakTime Connect.

Actualizando la Información de una Entidad

Cualquier existente entidad puede actualizar su información con el proceso de importación SIEMPRE Y CUANDO el nombre y número de entidad sean exactamente los mismos. Si son diferentes de alguna manera, entonces una nueva entidad será creada.

Antes de actualizar la información en una identidad importando un archivo CSV, le sugerimos que lo haga con solo una identidad para asegurarse que todo esté formateado correctamente. En caso de que el ID y nombre sean diferentes, se puede crear un duplicado de identidad.

La siguiente información debe coincidir con una identidad que esté importando en comparación con la entidad ya existente para actualizar la información de la entidad:

Empleados

• ID/Número del Empleado
• Primer Nombre
• Segundo Nombre
• Apellido
• Sufijo (Suffix)

Proyectos

• Número de Proyecto
• Nombre del Proyecto

Actividades/Tareas Laborales

• ID/Número de la Tarea/Actividad Laboral
• Nombre de la Tarea/Actividad Laboral

Archivo de Errores de Importación

Si un proceso de importación falla, se generará un archivo contiendo el error para que pueda ser revisado.

El archivo de error tiene los datos que indican los registros que no se importaron y la causa del error.

Algunos errores incluyen, entre otros:

• E1008: Algunos errores incluyen, entre otros. (PIN must be between 4 and 10 numbers.)
• E1009:PIN o CLAVE ya existe. (PIN is already in use.)
• S1000:El Nombre y Número de Proyecto ya existe. (A location with that description and id already exists)
• S1004:Nombre de Proyecto es requerido. (Location name is required.)
• CC1001:Nombre y Número de Actividad Laboral ya existe. (Cost Code Description and Activity Number must be unique.)

Tipo de Información/Campos Importables

Nota: Si el role de seguridad, cuadrilla o grupo de entidad o categoría importada no existe, una nueva será creada.

*Campos Personalizados son creados por el usuario/administrador para incluir información adicional que normalmente no se ofrecen, además de los campos personalizados, incluímos tipos de Trabajo y Empleados. Como los campos personalizados son creados por un usuario, la información que se puede utilizer puede ser limitada.