Si está interesado en Horarios (Schedule) y aún no lo tiene, puede consultar a su gerente de cuenta para obtener información adicional.

Schedules/scheduler (Horarios/Turnos de Trabajo) le permite crear horarios de sus empleados con información como los proyectos y tareas laborales. Nuestra nueva versión de Horarios (Scheduler) también le permitirá incluir tareas/notas y añadir archivos relevantes al turno. Sus empleados pueden revisar sus horarios y registrarse en sus respectivos turnos desde ExakTime Mobile.

Indice

• Menú para Horarios de Trabajo
• Añadir Turnos por Empleados
• Añadir Turnos por Proyectos
• Editar/Eliminar un Turno de Trabajo

Menú para Gestionar/Administrar Horarios

1. Ver Horarios por Proyecto/Empleados - Utiliza el menú desplegable para ver calendarios por Proyectos/Lugares de Trabajo o Empleados.
2. Filtros - Filtra los calendarios para ver hasta 10 empleados/proyectos a la vez. Al pasar el ratón (mouse) sobre el indicador de número, se mostrará una lista de los empleados/proyectos filtrados actualmente.
3. Ver Horarios por Zona de ubicación de los Proyectos - Le permite ver horarios relativos a la zona horaria. La zona horaria será predeterminada en la zona horaria del usuario actual conectado.
4. Diferentes formas de ver Horarios - Organiza los horarios verticalmente (por ejemplo, desplázate hacia arriba o hacia abajo hasta el siguiente empleado/proyecto) u horizontalmente (por ejemplo, desplázate hacia la izquierda o hacia la derecha hasta el siguiente empleado/proyecto).
5. Fechas de Horarios a Ver (Date Range)
6. Calendario - Revisión de Horarios programados para los Empleados.
   • Agregue un turno presionando en cualquier lugar de la cuadrícula del calendario o presione y arrastre (drag) para determinar la duración deseada para el turno.
   • Presione en un turno/evento existente para actualizarlo.
   • Si días festivos y los eventos especiales se ingresaron en el 'Calendario de la Empresa/Company Calendar', solamente puede ver los eventos que aparecerán en el calendario mientras se visualizan los horarios por "Empleado". No puede editarlos o borrarlos
   • Si utiliza 'Tiempo Libre/Time Off' este calendario mostrará las solicitudes de días/horas libres pendientes, aprobadas y completadas del empleado. Si el empleado tiene una solicitud de tiempo libre pendiente, se puede aprobar desde el calendario de programación. Si hay una solicitud de tiempo libre en el calendario de un empleado, no entrará en conflicto al programar un elemento.
7. Exportar PDF - Crear un archivo en PDF de la vista actual. El archivo creado en formato PDF puede no ser compatible para la impresora.
8. Vista de Calendario - Vea sus turnos por día, semana, mes, agenda o itinerario
9. Ver Actividad - Proporciona un registro de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios hechos en los horarios.

Filtrado

El filtrado en el menú del Planeador de Horarios le permitirá seleccionar hasta 10 empleados o proyectos a la vez. Puede usar "Mostrar solo empleados/proyectos no programados" para limitar la lista de empleados/ubicaciones a los empleados sin horario.

Ver Actividad

Muestra los registros de actividad de hasta dos semanas anteriores y proporciona filtros para reducir aún más los datos de la actividad.

Añadir un Turno Para un Empleado

1. Vea el horario por empleados y seleccione al (los) empleado (s) con el filtro proporcionado.

   

2. 2. Presione en el calendario o presione y arrastre (drag) a lo largo del calendario del empleado apropiado. Se abrirá un menú "Añadir cambio" con tres pestañas para configurar su turno.

   

3. 3. Los "Detalles del turno" le permite ajustar el turno, como el nombre, la hora del turno y más:

   

   • Titule el Cambio (Requerido) – El título de la tarea con un límite de 75 caracteres. Si el perfil del empleado está configurado en español o francés, habrá un campo adicional disponible con una traducción automática que puede actualizar manualmente.
   • Inicio/Final del Turno (Requerido) – Estos campos se rellenarán previamente en función de sus selecciones iniciales de calendario y se pueden actualizar manualmente. Los turnos no pueden exceder las 24 horas.
   • Conflicto de Horario - Los conflictos de horario solo aparecerán cuando programe a un solo empleado en la vista de calendario de empleado y tenga otro elemento programado. No aparecerá para Tiempo libre aprobado o solicitado, si se utiliza la función Tiempo libre. Los conflictos de programación no aparecerán para la vista de calendario por "Proyectos".

     

   • Repetir un Turno de Trabajo – Un turno se puede configurar para que sea una sola instancia o para que se repita diaria, semanal o mensualmente.
   • ¿Cómo quiere usar las Proyectos y Actividades Laborales?
     • Un Proyecto o Tarea Laboral para todo el turno – Esta opción es mejor para los empleados que realizan el mismo tipo de trabajo durante su turno (es decir, Los pintores están programados para un día de 8 horas en un solo proyecto).
     • Múltiples Proyectos y/o tareas laborales para el turno usando tareas – Esta opción es mejor para los empleados que trabajan en diferentes proyectos y/o hacen cosas diferentes a lo largo de su turno (es decir, un jardinero que viaja a varios lugares a lo largo del día, pero está cortando el césped principalmente o un contratista general que puede estar haciendo varios tipos diferentes de trabajo en uno o varios lugares).
     • Si se selecciona un solo "Lugar de Trabajo o tarea laboral” para todo el turno, se deberá seleccionar el proyecto y labor a realizar. Si se selecciona "Múltiples proyectos/tareas laborales para el turno, estos estarán disponibles solamente en la pestaña Barra de Tareas (Task Bar).
   • Señalar Turnos por Color – Selecciona un color para ayudar a identificar el cambio.

4. Tareas (Tasks) es una pestaña opcional para indicar el trabajo que se debe hacer en un turno dado si "Un proyecto y tarea laboral para todo el turno" está habilitado en la pestaña "Detalles del turno". Si la opción "Múltiples ubicaciones y/o actividades de trabajo para el turno usando tareas (Tasks)" está habilitada en la pestaña "Detalles del turno", entonces se debe crear al menos una tarea para el turno.

   

   • Nombre de la Tarea (Requerido) – El título de la tarea tiene límite de 75 caracteres. Si el perfil del empleado está configurado en español o francés, habrá un campo adicional disponible con una traducción automática que puede actualizar manualmente.
   • Tareas (Tasks) de Proyecto y actividad laboral – Este campo estará disponible si la opción "Múltiples ubicaciones y/o tareas laborales para el turno usando tareas (Tasks") está habilitada en la pestaña "Detalles del turno". Cada tarea requerirá un proyecto y tarea de trabajo.
   • Presione Agregar Tarea/Add Task para agregar una nueva tarea. Presione Eliminar tarea/Delete Task junto a una tarea para eliminarla.

5. La pestaña "Notas Opcionales" puede proporcionar información adicional para el turno dado, como notas

   

   • Notas – Un campo para agregar textos con un límite de caracteres de 500 caracteres. Si el perfil del empleado programado está configurado en español o francés, habrá un campo adicional disponible con una traducción automática que se puede actualizar manualmente.
   • Cargar/Subir Archivos – Subir documentos pertinentes para un turno. Puede adjuntar hasta 10 archivos con un tamaño máximo de archivo de 25 MB. Son compatibles los siguientes tipos de archivos:
     • .pdf
     • .jpeg
     • .jpg
     • .png
     • .webp
     • .txt
     • .bmp
6. Presione Guardar/Save para guardar el turno. El menú se cerrará y regresará al calendario con el nuevo turno añadido.

   

Agregar un Turno por Proyecto

Agregar un turno para una ubicación es similar a los pasos para un empleado, excepto que hay un campo adicional para especificar el(los) empleado(s) para el turno.

1. Establezca "Ver programado por" en "Proyecto". El calendario mostrará el primer proyecto ordenado alfabéticamente. Presione en Filtrado/Filtered y seleccione la(s) ubicación(es) deseada(s).

   

2. Presione en el calendario o presione y arrastre (drag) a lo largo del calendario para obtener la ubicación adecuada. Se abrirá un menú "Añadir cambio" con tres pestañas para configurar su turno.

   

3. El menú añadir un turno «Add Shift» tendrá un campo adicional “Empleados (Employees)» en el que se pueden añadir varios empleados al turno del proyecto. Para una explicación de los otros campos, consulta los pasos de la sección "Empleados.

   

Cambios Por Problemas con el Turno

Los conflictos de horario solo aparecerán cuando programen a un solo empleado en la vista de calendario Empleado y tienen otro elemento programado. No aparecerá para Tiempo libre aprobado o solicitado, si se utiliza la función Tiempo libre. Los conflictos de programación no aparecerán para la vista de calendario "Ubicación".

Edición/Eliminación de un Turno

Edición de un Solo Turno

1. Presione en el bloque de turno del calendario.

   

2. Edite los campos disponibles. Para obtener una explicación de los campos disponibles, consulta los pasos de la sección "Empleados".

   

Eliminar un Solo Turno

1. Presione en la X en la esquina superior derecha del bloque de cambio.

   

2. Presione en Eliminar/Delete para confirmar la eliminación del turno.

   

Edición/Eliminación de un Turno Recurrente

Edición de un Turno Recurrente

1. Presione en cualquier bloque de turno de la serie del calendario.

   

2. Especifique si sus ediciones deben aplicarse solo al turno seleccionado o a todos los turnos de la serie. Para obtener una explicación de los campos disponibles, consulta los pasos de la sección "Empleados".

   

3. Si ha modificado solo una sola ocurrencia de un cambio de repetición entonces verá un indicador de que el cambio de repetición ya no forma parte de la serie.

   

Eliminar un Turno Recurrente

1. Presione en la X en la esquina superior derecha de cualquier bloque de cambio de la serie del calendario.

   

2. Especifique si la eliminación debe aplicarse solo al turno seleccionado o a todos los turnos de la serie.

   

3. Si elimina todos los turnos de la serie, también eliminará cualquier turno que anteriormente formaba parte de la serie.