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• Configurar planes de Tiempo Libre nuevos/existentes.
• Configurar cómo se acumulan las horas de Tiempo Libre.
• Asignar empleados un plan de Tiempo Libre.

Indice

• Comprendiendo la página de Planes de Tiempo Libre
• Configuración de un Plan de Tiempo Libre
  • Pestaña de Detalles del Plan
  • Pestaña para Añadir Empleados
  • Pestaña para Administrar Empleados
  • Pestaña de Registros de Acumulación de Horas
• "Eliminar" a un Empleado de un Plan

Comprendiendo la Página de Planes de Tiempo Libre

La página de Planes de Tiempo Libre le presentará las siguientes columnas:

• - Al presionar en el ícono Editar, puede configurar un plan de Tiempo Libre existente.
• Activo - Estado del plan de Tiempo Libre.
• Nombre - Nombre del plan de Tiempo Libre.
• Plan de Tiempo - El tipo de plan de Tiempo Libre.
• Método de Acumulación - Cómo se acumulan las horas de Tiempo Libre.
• Descripción - Detalla del plan de tiempo libre.
• Última Modificación - Muestra la última vez que se modificó el Plan de Tiempo Libre y quién hizo las modificaciones.

Presione en el ícono ⋮ en los encabezados de las columnas para filtrar su contenido.

Configuración de un Plan de Tiempo Libre

Presione Add New Plan/Añadir Nuevo Plan para crear un nuevo plan de Tiempo Libre o en el para configurar un plan de Tiempo Libre existente.

Pestaña de Detalles del Plan

En la página Detalles del plan es donde configurará el nombre, la descripción y las reglas de acumulación de horas libres.

Corrobore que el tipo de plan y los métodos de acumulación estén correctos, ya que no se pueden después de guardarlo (save). Esto es para ayudar a preservar la integridad de los datos de un plan de Tiempo Libre.

• Activo - Seleccione si el plan de Tiempo Libre debe estar activo o inactivo. Si hay algún empleado asignado al Plan, entonces no se puede inactivar.
• Nombre del plan de tiempo libre - Nombre de plan de Tiempo Libre debe ser único.
• Descripción - Descripción del plan solo se muestra en la página Planes de Tiempo Libre como referencia.
• Tipo de plan - Seleccione de la lista de tipos de plan predefinidos:
  • Tiempo Libre personal
  • Tiempo de enfermedad
  • Festivo
  • Servir de jurado por una corte de leyes
  • Licencia por duelo
  • Tiempo no remunerado
  • Licencia parental
  • Licencia militar
  • Tiempo de votación
  • Otro tiempo libre
• ID del plan - el ID del plan se refleja como el ID del proyecto de trabajo en el registro de Tiempo Libre generado en la tarjeta de tiempo. Esto permite que los registros de tiempo libre sean únicos para los reportes o las exportaciones de AccountLinx.
• Método de acumulación de Horas Libres - El método seleccionado determina cómo se acumula/disminuye el saldo del plan de tiempo libre:
  Ilimitado

  Sin saldo acumulado. Esto se utiliza mejor para empleados/empresas que ofrecen tiempo libre remunerado ilimitado.

  

  Por Período de Pago

  Los empleados acumularán una cantidad fija de tiempo desde tan solo .001 y hasta 750 horas en el cierre de cada período de pago. Cuando seleccione "Por período de pago” aparecerán opciones adicionales ".

  

  • Habilitar el restablecimiento de saldo
    • Si está activado, se restablecerán los saldos del plan de Tiempo Libre del empleado hasta el valor de saldo especificado si es que el balance excede el saldo para el nivel apropiado en la fecha especificada. Si el saldo es menor, entonces NO se restablecerá automáticamente hasta el valor del saldo. Cuando esté habilitado, aparecerá un campo adicional al configurar los niveles de Tiempo libre.
    • Si no están habilitados, los empleados seguirán acumulando Tiempo Libre hasta que se cumpla una de las siguientes condiciones:
      • El plan de Tiempo Libre ha terminado para el empleado.
      • El empleado ha alcanzado el saldo máximo para su nivel de Tiempo Libre. Si el empleado pasa a un nuevo nivel de tiempo libre con un saldo más alto, comenzará a acumular tiempo libre hasta que se cumpla el nuevo saldo máximo.
  • Los Empleados pueden tener saldos negativos
    • Si está habilitado, los empleados pueden solicitar tiempo libre, aunque haya usado todas sus horas libres, y hará que su saldo de tiempo libre disponible sea negativo.
    • Si no está habilitado, los empleados no podrán enviar solicitudes que resulten en que su saldo de tiempo libre sea negativo.

  Niveles

  • Configurar niveles por años/meses - Especifique si los niveles deben configurarse por años o meses de empleo.
  • De Años/Meses X - El Nivel 1 siempre comienza con 0. Los niveles adicionales requieren un valor de más de 1 año. La asignación de nivel de empleado se define en función de la fecha de contratación del empleado.
  • Tiempo libre Acumulable - Dicta cuánto tiempo libre se ganar por nivel.
    • El valor ingresado solo puede ser de .001 a 750.
    • Si se ingresa un valor decimal, solo se permiten hasta tres decimales.
    • Los empleados acumularán valor por período de pago al cierre del período de pago.
  • Saldo máximo - Indica el saldo máximo que los empleados ganarán a través de los métodos de acumulación.
  • Valor de restablecimiento de saldo X horas por año - Este campo aparecerá si "Restablecimiento de saldo" está habilitado. El saldo del plan de tiempo libre se restablecerá a la cantidad ingresada para la fecha dada.

  Por Horas Trabajadas

  Los empleados acumularán horas libres de acuerdo con la cantidad ingresada de "tiempo acumulable" multiplicada por las horas trabajadas dentro del período de pago. Las horas trabajadas por un empleado es cualquier registro de tiempo hecho por el empleado (a través de ExakTime Mobile, JobClocks o Connect Clock In/Out) o registros de tiempo agregados manualmente a la tarjeta de tiempo. Los "registros de Tiempo Libre" generados a partir de una solicitud de tiempo libre no se cuentan como “Horas trabajadas". Aparecerán opciones de menú adicionales cuando se seleccione "Por horas trabajadas".

  

  • Habilitar el restablecimiento de saldo
    • Si está activado, automáticamente se restablecerán los saldos del plan de Tiempo Libre del empleado hasta el valor de saldo especificado si es que el balance excede el saldo para el nivel apropiado en la fecha especificada. Si el saldo es menor, entonces NO se restablecerá automáticamente el valor de restablecimiento del saldo. Cuando esté habilitado, aparecerá un campo adicional al configurar los niveles de Tiempo libre.
    • Si no están habilitados, los empleados seguirán acumulando Tiempo Libre hasta que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
      • El plan de Tiempo libre ha terminado para el empleado.
      • El empleado ha alcanzado el saldo máximo para su nivel de Tiempo libre. Si el empleado pasa a un nuevo nivel de Tiempo libre con un saldo más alto, comenzará a acumular Tiempo libre hasta que se cumpla el nuevo saldo máximo.
  • Los empleados pueden tener saldos negativos
    • Si está habilitado, los empleados pueden solicitar Tiempo libre que cuando éste se complete, hará que su saldo de Tiempo libre disponible sea negativo.
    • Si no está habilitado, los empleados no podrán enviar solicitudes que resulten en que su saldo de Tiempo libre sea negativo.
  • Incluir tipos de horas adicionales - De forma predeterminada, las horas trabajadas de los empleados solo incluirán el Tiempo regular. Esta configuración permite que el plan de Tiempo libre incluya OT1 o el tipo de horas OT1 y OT2 al calcular la acumulación basada en las horas trabajadas por período de pago.

  Niveles

  • Configurar niveles por años/meses - Especifique si los niveles deben configurarse por años o meses de empleo.
  • De Años/Meses X - El Nivel 1 siempre comienza con 0. Los niveles adicionales requieren un valor de más de 1 año. La asignación de nivel de empleado se define en función de la fecha de contratación del empleado.
  • Tiempo libre Acumulable - Cuánto Tiempo libre se puede percibir por nivel.
    • El valor ingresado solo puede ser de .001 a 750 horas.
    • Si se ingresa un valor decimal, solo se permiten hasta tres decimales.
    • Los empleados acumularán valor por período de pago al cierre del período de pago.
  • Saldo máximo - Indica el saldo máximo que los empleados acumularán a través de las acumulaciones del sistema.
  • Valor de restablecimiento de saldo X horas por año - Este campo aparecerá si "Restablecimiento de saldo" está habilitado. El saldo del plan de Tiempo libre se restablecerá a la cantidad ingresada para la fecha dada.

  Manual

  Los saldos de Tiempo Libre del empleado se actualizarán al establecer un saldo inicial al asignar el plan de Tiempo libre a un empleado y el saldo será actualizado manualmente por un administrador.

  

  • Habilitar el Restablecimiento de Saldo en
    • Si está activado, se restablecerán los saldos del plan de Tiempo Libre del empleado hasta el valor de saldo especificado si es que el balance excede el saldo para el nivel apropiado en la fecha especificada. Si el saldo es menor, entonces NO se restablecerá hasta el valor de restablecimiento del saldo. Cuando esté habilitado, aparecerá un campo adicional al configurar los niveles de Tiempo libre.
    • Si no están habilitados, los empleados seguirán acumulando Tiempo libre hasta que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
      • El plan de Tiempo libre ha terminado para el empleado.
      • El empleado ha alcanzado el saldo máximo para su nivel de Tiempo libre. Si el empleado pasa a un nuevo nivel de Tiempo libre con un saldo más alto, comenzará a acumular Tiempo libre hasta que se cumpla el nuevo saldo máximo.
  • Los empleados pueden tener saldos negativos
    • Si está habilitado, los empleados pueden solicitar Tiempo libre que, cuando se complete, hará que su saldo de Tiempo libre disponible sea negativo.
    • Si no está habilitado, los empleados no podrán enviar solicitudes que resulten en que su saldo de Tiempo libre sea negativo.

  Niveles

  • Configurar niveles por años/meses - Especifique si los niveles deben configurarse por años o meses de empleo de un empleado.
  • De Años/Meses X - Los niveles solo aparecerán si se ha habilitado el "Restablecimiento de saldo". El nivel 1 siempre comienza con 0. Los niveles adicionales requieren un valor de 1 año o más. La asignación de nivel de empleado se define en función de la fecha de contratación del empleado.
  • Valor de restablecimiento de saldo X horas por año - Este campo aparecerá si "Restablecimiento de saldo" está habilitado. El saldo del plan de Tiempo libre se restablecerá a la cantidad ingresada para la fecha dada.

  Anual

  La acumulación anual de Tiempo Libre se ejecutará en la mañana de la fecha del calendario o en la fecha que empleado fue contratado. Esta acumulación será independiente del cierre del período de pago y se aplicará a los saldos de los empleados a las 2 a. m. PST/ 5 a. m. EST en la mañana de la fecha acumulada.

  

  • Habilitar el restablecimiento de saldo
    • Si está activado, se restablecerán los saldos del plan de Tiempo Libre del empleado hasta el valor de saldo especificado si es que el balance excede el saldo para el nivel apropiado en la fecha especificada. Si el saldo es menor, entonces NO se restablecerá hasta el valor de restablecimiento del saldo. Cuando esté habilitado, aparecerá un campo adicional al configurar los niveles de Tiempo libre.
    • Si no están habilitados, los empleados seguirán acumulando Tiempo libre hasta que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
      • El plan de Tiempo libre ha terminado para el empleado.
      • El empleado ha alcanzado el saldo máximo para su nivel de Tiempo libre. Si el empleado pasa a un nuevo nivel de Tiempo libre con un saldo más alto, comenzará a acumular Tiempo libre hasta que se cumpla el nuevo saldo máximo.
  • Los empleados pueden tener saldos negativos
    • Si está habilitado, los empleados pueden solicitar Tiempo libre que, cuando se complete, hará que su saldo de Tiempo libre disponible sea negativo.
    • Si no está habilitado, los empleados no podrán enviar solicitudes que resulten en que su saldo de Tiempo libre sea negativo.

  Niveles

  • Configurar niveles por años/meses - Especifique si los niveles deben configurarse por años o meses de trabajo del empleado.
  • Fecha de acumulación por fecha de calendario - Especifica si la fecha de acumulación anual se produce en la fecha del calendario indicada. date.
  • Fecha de acumulación por fecha de contratación - Especifica si la fecha de acumulación anual ocurre en la fecha de contratación del empleado.
    • Si la fecha de contratación del empleado es el 31 de febrero (un día bisiesto), el empleado se acumulará el 30 de febrero para los años no bisiestos y el 31 de febrero para los años bisiestos.
    • Si está utilizando la fecha de acumulación por la fecha de contratación con un restablecimiento de saldo en una fecha específica, tenga en cuenta las situaciones en las que estas fechas podrían ser cercana una de la otra (por ejemplo, un empleado acumula en noviembre, pero tiene un saldo restablecido para enero).
  • De Años/Meses X - El Nivel 1 siempre comienza con 0. Los niveles adicionales requieren un valor de más de 1 año. La asignación de nivel de empleado se define en función de la fecha de contratación del empleado.
  • Tiempo libre acumulable - Cuánto Tiempo libre se puede ganar por niveles.
    • El valor ingresado solo puede ser de .001 a 750.
    • Si se ingresa un valor decimal, solo se permiten hasta tres decimales.
    • Los empleados acumularán valor por período de pago al cierre del período de pago.
  • Saldo máximo - El saldo máximo de los empleados se acumulará a través del sistema de acumulaciones creadas.
  • Valor de restablecimiento de saldo X horas por año - Este campo aparecerá si "Restablecimiento de saldo" está habilitado. El saldo del plan de Tiempo libre se restablecerá a la cantidad ingresada en la fecha dada.

  Si un empleado tiene la misma fecha de acumulación anual y de restablecimiento de saldo, éste se realizará primero para reducir el saldo del empleado al valor de restablecimiento de saldo de su nivel, y la acumulación anual se producirá en segundo lugar para aumentar el saldo del empleado hasta el valor de Tiempo libre ganado de acuerdo al nivel.

• Los empleados pueden solicitar días parciales
  • Si está habilitado, sus empleados podrán seleccionar el número de horas en un día calendario para su solicitud de Tiempo libre y para los registros de Tiempo libre que se generarán. Por ejemplo, si esta configuración está habilitada, un empleado puede solicitar 4 horas de Tiempo libre en un día calendario para tomar medio día.
  • Si no está habilitado, las solicitudes de Tiempo libre de los empleados serán predeterminadas a 8 horas al día. Los empleados no podrán ajustar el número de horas para cada día en que se solicite Tiempo libre.
• Este plan será Tiempo no remunerado
  • Si está habilitado, cualquier Tiempo libre aprobado para este plan de Tiempo libre se considerará no pagado, no se considerará para los cálculos de horas extras y no se exportará a la nómina.

Vuelva a comprobar su tipo de plan y los métodos de acumulación, ya que no se pueden modificar después de ahorrar su plan de Tiempo libre. Esto es para ayudar a preservar la integridad de los datos de un plan de Tiempo libre.

Presione Save/Guardar cuando haya terminado o en Save + New/Guardar + Nuevo para guardar el plan de Tiempo libre actual y crear un nuevo plan de Tiempo libre en blanco.

Pestaña para Añadir Empleados

La pestaña "Añadir Empleados" le permite agregar empleados a los planes de Tiempo libre recién creados o existentes.

La pestaña "Añadir Empleados" tendrá las siguientes columnas:

• Casillas de verificación - Se utiliza para seleccionar a los empleados que se añadirían al plan de Tiempo Libre. Utilice la casilla de verificación en la parte superior de la columna para seleccionar todos los empleados de la lista. El número de empleados seleccionados se mostrará en la parte inferior derecha.
• Identificación - Identificación o número de identificación del empleado.
• Nombre - Nombre del empleado.
• Categoría - Categoría del empleado.
• Fecha de Contratación - Se requiere la fecha de contratación de trabajo para que el empleado sea asignado a los planes de Tiempo libre, incluidos los escenarios en los que el método de acumulación es "Ilimitado". Presione en el para editar la fecha de contratación.

Saldo inicial - Asigne un saldo inicial a varios empleados.

Asignar fecha de inicio del plan - Las opciones disponibles son hoy, fecha de contratación del empleado o personalizado.

• La fecha escogida determina cuándo un empleado comenzará a acumular un saldo. Si esta fecha cae dentro de un período de pago, los empleados acumularán el monto total para el período de pago.
• La fecha puede ser de fecha futura. Los empleados con fecha futura no comenzarán a acumular horas hasta que la fecha de inicio del plan sea dentro de un período de pago que se haya cerrado. La fecha de inicio del plan no impide que los empleados creen solicitudes cuando se les asigna a los planes.

Presione en el ícono ☰ en los encabezados de las columnas para ver y seleccionar opciones.

Presione en Complete Assignment/Completar Asignación en la parte inferior derecha para ver los empleados a incluir.

Pestaña para Administrar Empleados

La pestaña “Administrar Empleados” permite ver a los empleados que se han asignado actualmente el Plan de Tiempo Libre.

La pestaña "Administrar Empleados" tendrá las siguientes columnas:

• - Presione en el ícono del “bote basura” para eliminar a un empleado del Plan de Tiempo Libre.
  • Si un empleado ha acumulado horas libres por medio del sistema, entonces no puede ser eliminado de un plan de Tiempo Libre. Si desea que un empleado NO reciba más Tiempo y solicite Tiempo libre de un plan, puede consultar los siguientes pasos.
  • Si un empleado solo ha acumulado Tiempo libre a través de un ajuste manual de saldo, entonces sí se puede eliminar.
• Identificación - Identificación del empleado.
• Nombre - Nombre del empleado.
• Saldo - Presione en el para editar el saldo de Tiempo libre de un empleado.
  • Los administradores pueden introducir un saldo inicial y editar los saldos existentes.
  • Se puede introducir un comentario opcional. Este comentario será visible en el próximo registro de Tiempo libre.
• Horas pendientes - horas que el empleado tiene en los estados de solicitud pendientes.
• Fecha de contratación - Fecha de contratación del empleado
• Fecha de inicio del plan - La fecha en que el empleado comenzó a acumular valor definido por el usuario asignado al plan.
• Fecha de finalización del plan - Presione en para establecer la fecha en la cual el empleado ya no acumulará horas libres en su saldo. Si los empleados tienen un saldo pendiente y se basan en opciones específicas del plan, aún podrán crear solicitudes de Tiempo libre con el saldo restante después de que haya pasado la fecha de finalización del plan.

Presione en el ícono ☰ de los encabezados de las columnas para ver y escoger opciones.

Diríjase a Exportar a Excel para crear un archivo XLSX basado en la cuadrícula y cualquier filtro aplicado.

Pestaña de Registros de Acumulación de Horas

Página para revisar los eventos que afectan a los saldos de Tiempo Libre de los empleados e incluirá los siguientes eventos de acumulación:

• Acumulación por medio del Sistema - Las acumulaciones por período de pago y horas trabajadas, cuando se cierra un periodo de pago, se mostrará el aumento en el saldo según el nivel de plan del empleado. Si se vuelve a abrir un período de pago, el saldo por empleado mostrará una disminución a medida que el sistema revierta el saldo aplicado anteriormente.
• Ajuste de solicitud - cuando una solicitud de Tiempo libre aprobada es completada, se mostrará la actualización de las deducciones de saldo por solicitud. Una solicitud pasa a ser completa cuando se cierra el período de pago en el que se encuentra la fecha de inicio de una solicitud de Tiempo libre.
• Ajuste manual del saldo - un nuevo saldo por empleado se mostrará cuándo un administrador de Tiempo libre realiza un ajuste manual al saldo del empleado para añadir o deducir horas.
• Restablecimiento de saldo - Una actualización por empleado mostrará cuándo se produce el evento de restablecimiento de saldo.

La pestaña "Registro de Horas Acumuladas" tendrá las siguientes columnas:

• Fecha de creación - la fecha y hora del proceso de acumulación.
• Identificación - Identificación del empleado.
• Nombre - Nombre del empleado.
• Nombre del plan - El nombre del plan de Tiempo libre.
• Tipo de evento - El tipo de evento de acumulación. Los eventos de acumulación pueden ser:
  • Acumulación del sistema
  • Solicitud de ajuste
  • Ajuste manual del saldo
  • Restablecimiento de saldo
• Saldo inicial - Tiempo Libre del saldo antes del evento de acumulación.
• Saldo final - saldo de Tiempo Libre después del evento de acumulación.
• Ajuste de horas - el número de horas para el ajuste de acumulación.
• Comentarios - Cualquier comentario asociado con un ajuste manual.
• Período de Pago - Evento por período de Pago
• Horas a Considerar - Se usa para el método de acumulación por “Horas trabajadas”. Mostrará cuántas horas trabajó el empleado y que fueron incluidas en la calculación.

Presione el ícono ☰ en los encabezados de las columnas para ver opciones disponibles.

Exportar a Excel - Exportar el registro de acumulación a Excel basado en lo que se está filtrando actualmente. La exportación contendrá hasta 20.000 líneas y contendrá datos de todas las páginas.

"Eliminar" a un Empleado de un Plan

Los planes de Tiempo Libre no permiten la eliminación de un empleado si el empleado tiene un saldo de Tiempo Libre acumulado por medio del sistema. Si un empleado necesita ser "eliminado" de un plan, puede agregar una fecha de finalización inmediata del plan para el empleado desde la pantalla "Administrar empleados" y luego eliminar el saldo de Tiempo libre del empleado. Esto los elimina efectivamente del plan y ya no pueden hacer solicitudes en dicho plan.