Para más detalles de la disponibilidad de esta función, comuníquese con el administrador de su cuenta.
Time Off es una función que le permite monitorear el Tiempo Libre Remunerado (PTO) de sus empleados con opciones tales como:
- Configurar Planes de Tiempo Libre pagado, determinar cómo los empleados lo acumulan y el límite de horas libres, así también como el restablecimiento del saldo de horas libres.
- Configurar Planes de Tiempo Libre pagado, determinar cómo los empleados lo acumulan y el límite de horas libres, así también como el restablecimiento del saldo de horas libres.
- Permitir que los empleados soliciten vacaciones o días libres por medio de ExakTime Mobile y ExakTime Connect. Crear opciones para que los empleados soliciten días libres parciales o hacer que el saldo de horas libres pagadas sea negativo.
- Permite a los supervisores aprobar solicitudes de días/horas libres desde ExakTime Mobile o ExakTime Connect.
- Crear automáticamente registros en las tarjetas de tiempo de los empleados basados en solicitudes de días/horas libres remuneradas.
Crear automáticamente registros en las tarjetas de tiempo de los empleados basados en solicitudes de días/horas libres remuneradas.
Indice de Contenido
- Cómo los Empleados Acumulan Horas Libres Remuneradas
- Requisitos para utilizar Time Off
- Permisos para la función Time Off
- Configurar Planes de Horas/Días Libres Remuneradas
- Solicitudes de Horas/Días Libres
- Registros Generados basados en las Solicitudes de Días/Horas Libres
- Notificaciones de Tiempo Libre
- Conectando y Exportando Horas Libres Remuneradas vía Accountlinx
Cómo se Acumulan y Procesan las Horas Libres Remuneradas
Las Actualizaciones y Acumulaciones de Horas/Días Libres remuneradas, así como las deducciones de éstas basada en las solicitudes de Tiempo Libre aprobadas, se producen cuando el Período de Pago se cierra. Si éste se reabre (el período de pago), anula cualquier actualización hecha en el Tiempo Libre del empleado incluyendo horas libres que hayan sido aprobadas.
Si el Período de Pago no se cierra, las actualizaciones de tiempo acumulado y deducciones de solicitudes de días/horas libres permanecerán pendientes.
Proceso para Completar Solicitudes de Tiempo Libre
Solicitud de Tiempo Libre pendiente ➡ Aprobada ➡ Período de Pago Cerrado ➡ Solicitud Completada y Horas Libres solicitadas se deducen del Saldo de Horas Libres del Empleado.
Pasos para que Solicitudes de Tiempo Libre se Venzan
Solicitud de Tiempo Libre pendiente ➡ Período de Pago cerrado antes de la Aprobación ➡ Solicitud Vencida.
Si una solicitud de tiempo libre estaba pendiente y no fue aprobada cuando se cerró el período de pago, entonces esa solicitud caduca incluso si debía ser aprobada. Será necesario reabrir el período de pago, recrear la solicitud y aprobarla antes de volver a cerrar el período de pago.
Tenga en Cuenta
Las Horas Libres acumuladas no reponen los períodos de pago previamente cerrados antes de configurar y empezar a usar la función Time Off. Si nuevos empleados son agregados y transfiere sus saldos de Time Off de un tercero, entonces El saldo inicial por empleado se puede agregar por plan en la pestaña “Administrar Empleados”.
Requisitos
Su compañía debe tener un período de pago definido y habilitada la función cierre de pago para poder procesar solicitudes de Tiempo Libre y actualizar las horas libres acumuladas del empleado.
Si quiere corroborar si cumple estos criterios (requisitos), puede hacerlo con los siguientes pasos:
Se recomienda que consulte a otras personas que toman decisiones antes de definir el período de pago, ya que solamente se puede tener un período de pago, y éste puede afectar otras funciones, como el cierre del período de pago. Es importante configurarlo correctamente la primera vez, ya que puede afectar las tarjetas de tiempo de los empleados y funciones como el cierre del período de pago. Para más información sobre los períodos de pago en ExakTime, puede consultar el siguiente artículo.
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Vaya a Manage/Administrar y luego Company Settings/Configuraciones de la Empresa.
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Presione la pestaña Time & Attendance.
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Diríjase hacia abajo y asegúrese de tener un período de pago definido.
- Si no tiene uno definido, entonces, debe seleccionar el tipo de período de pago y cuándo debe comenzar (el período de pago).
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Si ha configurado su período de pago y la fecha que comienza, por favor corrobore el primer día de su semana laboral. Las políticas (pólizas) generalmente usan el primer día laboral para calcular las horas extras por semana.
- Guarde (Save) la información.
Para que las peticiones de horas/días y horas libres remuneradas se acumulen, el período de pago debe estar habilitado y en uso.
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Vaya a Manage/Administrar y presione Company Settings/Configuraciones de la Empresa.
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Presione la pestaña Time & Attendance.
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Diríjase hacia abajo de la página y confirme que el Cierre del Período de Pago esté habilitado. Este proceso no se hará automáticamente y el usuario de ExakTime Connect debe cerrar el Período de Pago manualmente.
- Si lo desea, el usuario puede habilitar que aparezca un mensaje en la pantalla de Resumen de Registros (Timecard Summary) para notificar cuando deben finalizarse los registros de tiempo.
- Guarde (Save) la información actualizada.
Si no ha utilizado la opción de cierre del período de pago anteriormente, refiérase al siguiente artículo.
Requisitos de ExakTime Mobile
ExakTime Mobile versión 2.85 o más nueva es necesaria para que los empleados revisen, envíen y/o aprueben peticiones de días/horas libres remuneradas.
Si usted o sus empleados no están seguros de tener la versión adecuada, por favor referirse al siguiente artículo.
Permisos para Acceder/Usar Time Off
Los administradores de ExakTime Connect tienen permiso total de forma predeterminada. El resto de los empleados necesitarán los permisos apropiados habilitados, tales como que los empleados soliciten horas/días libres y que los gerentes aprueben las solicitudes.
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Vaya a Manage/Administrar y presione Security Roles/Roles de Seguridad.
- Seleccione un grupo de seguridad existente o cree uno nuevo.
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Habilite las configuraciones apropiadas de las Notificaciones del usuario, para que puedan ver/ajustar sus propias configuraciones de Notificación desde ExakTime Connect.
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Habilite los permisos apropiados de Time Off de las opciones del lado derecho.
- Time Off Plans/Planes de Time Off - Permite el acceso para crear/editar planes de días/horas libres. Agregar y administrar las asignaciones de los planes de los empleados. Permite el acceso a las páginas de Planes de Tiempo Libre.
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Approve Time Off Requests/Aprobar Solicitudes de Tiempo Libre - Permite el acceso a todas las solicitudes y aprobaciones de Tiempo Libre. También permitirá cancelar una solicitud de Tiempo Libre pendiente o ya aprobada, para ajustar la tarjeta de tiempo para la nómina, en caso de que el empleado no pueda cancelar sus propias solicitudes.
- Access/Acceso - Permite al empleado aprobar o rechazar solicitudes de tiempo libre, y habilitar al usuario a crear solicitudes de Tiempo Libre para los empleados a los cuales tiene acceso.
- Approve Own Requests/Aprobar sus Propias Solicitudes - Permite al empleado aprobar/rechazar sus propias peticiones de tiempo libre.
- Request Time Off/Solicitar Tiempo Libre - Permite al empleado crear y enviar sus propias solicitudes de tiempo libre.
- Guarde su información.
Consulte los siguientes artículos si tiene alguna pregunta relacionada roles de seguridad y cómo asignarlos:
Los administradores de ExakTime Mobile tienen permiso completo de forma predeterminada. El resto de los empleados necesitarán los permisos apropiados les sean habilitados, tales como que los empleados soliciten horas/días libres y que los gerentes aprueben las solicitudes.
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Vaya a Manage/Administrar y luego a Security Roles/Roles de Seguridad.
- Presione Web.
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Seleccione un rol de seguridad existente o proceda a crear uno nuevo.
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Habilite los permisos apropiados disponibles en el lado derecho para solicitar Tiempo Libre.
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Approve Time Off Requests/Aprobar Solicitudes de Tiempo Libre - Permite a los empleados a aprobar o rechazar solicitudes de días/horas libres y la posibilidad de crear peticiones de tiempo libre en nombre de los empleados a los que tiene acceso (Viewset).
- Approve Own Requests/Aprobar sus propias solicitudes - Permite a los empleados a aprobar o rechazar sus propias solicitudes de días/horas libres.
- Request Time Off/Solicitar Tiempo Libre - Permite a los empleados crear y enviar sus propias peticiones de tiempo libre.
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Approve Time Off Requests/Aprobar Solicitudes de Tiempo Libre - Permite a los empleados a aprobar o rechazar solicitudes de días/horas libres y la posibilidad de crear peticiones de tiempo libre en nombre de los empleados a los que tiene acceso (Viewset).
- Guarde la información.
Consulte los siguientes artículos si tiene alguna pregunta acerca de los permisos a los Roles de Seguridad y cómo asignarlos.
Configurando Planes de Tiempo Libre
Un administrador de ExakTime Connect creará y asignará los Planes de Tiempo Libre para determinar cómo los empleados acumularán días y horas libres y cuánto tiempo libre se acumula basado en la antigüedad, las limitaciones de saldo, los restablecimientos de saldo y más.
Solicitudes de Tiempo Libre
Las solicitudes de tiempo libre se pueden enviar y administrar desde ExakTime Connect y ExakTime Mobile.
Para mayor información sobre cómo enviar y revisar solicitudes de tiempo libre, por favor consulte los siguientes artículos:
Registros de Tiempo Generados por Solicitues de Tiempo Libre
Los registros se creerán en la tarjeta de tiempo cuando la solicitud de tiempo libre se ha aprobado.
- Los registros de tiempo libre aparecerán con
ícono verde de un calendario.
- Los registros de tiempo libre no se pueden editar ni eliminar de las tarjetas de tiempo.
- Las solicitudes de tiempo libre aprobadas que se cancelen automáticamente eliminarán los registros de tiempo libre de las tarjetas de tiempo.
- Para eliminar cualquier registro de tiempo libre, el período de pago debe estar abierto y la solicitud debe cancelar. Si el período de pago ya está cerrado, entonces tendrá que reabrirse.
- El Proyecto asignado se basa en el Tipo de Plan por plan. El ID predeterminado es Tiempo Libre. Los ID se pueden cambiar usando la opción Mapping en AccountLinx.
- La Tarea o Actividad Laboral se basa en el Nombre del Plan por plan. El ID es Tiempo Libre usando Mapping in AccountLinx.
- La hora de inicio por registro se basa en la hora indicada en la solicitud de tiempo libre, así como la hora de finalización que se basa en la hora de inicio más las horas solicitadas por día.
- Las horas correspondientes a un tiempo libre se complementarán en la correspondiente columna de Horas Regulares o No remuneradas. Estas horas siempre serán regulares o no pagadas y NO contarán como horas extras de trabajo.
Horas de Tiempo Libre y Políticas de la Compañía
Los registros de tiempo creados por medio de las solicitudes de tiempo libre serán exentos de las políticas/pólizas excepto por la política de horas divididas a medianoche (Midnight Split), esto es si el Grupo de Políticas al que pertenece el empleado tiene habilitado dicha póliza.
Notificaciones de Tiempo Libre
Time Off ofrece varias opciones para notificar a los empleados sobre el estado en el proceso de la solicitud de tiempo libre, así como también para notificar otros usuarios tales como administradores/supervisores, cuando un empleado ha solicitado tiempo libre. Los permisos de seguridad de un usuario, la configuración de tiempo libre y los empleados a los que tiene acceso determinarán las notificaciones que deben recibir.
Para mayor información sobre notificaciones y configuración de tiempo libre presione el siguiente enlace.
Configurando Time Off en Accountlinx y Exportar Horas de Tiempo Libre del Empleado
Los proyectos y actividades laborales creados por medio de Tiempo Libre tienen el ID predeterminado de Time Off cuando se exportan a su sistema de contabilidad. Usted puede usar estos proyectos y tareas de trabajo a los ID de su programa de contabilidad. Después de crear Planes de Tiempo Libre, dentro de AccountLinx abra Cost Codes/Locations mapping e ingrese los ID de nómina para los proyecto y actividades laborales respectivamente.
Tenga en Cuenta
Si usa AccountLinx, los ID actualizados se mostrarán en las tarjetas de tiempo y reportes de los usuarios de ExakTime Connect.